Для проведения какого-либо мероприятия, нужно позаботиться об аренде конференц зала. Важно территориальное расположение его в городе, а также, чтобы он вместил всех участников конференции. Кроме того, необходимо также обратить внимание на то, чтобы он был оснащен всей необходимой аппаратурой. Организаторы мероприятия также должны продумать вопрос о необходимости наличия переговорных комнат, мест для выставок, микрофонов, телевизоров, указок, записывающих устройств и так далее. Также может возникнуть нужда даже не в одном, а нескольких конференц залах, кроме того, следует учесть перерывы, типа кофе-брейк и необходимость помещения для банкета. Современный конференц зал должен обладать многофункциональностью, относится это и к оборудованию. Тогда в нем можно проводить разнообразные мероприятия – презентации, конференции, совещания, сопровождаемые видео- и звуковым оформлением высокого качества. Чтобы находящаяся в помещение аудитория чувствовала себя комфортно и хорошо воспринимала доносимую до нее информацию, техническое оснащение должно быть на самом высоком уровне. Оно должно в должной мере соответствовать размеру зала, количеству людей в нем и характеристикам демонстрируемого материала. Как правило, самым целесообразным является использование системы проекции с большим экраном и проектора с мощным световым потоком. Конференц зал может иметь разные конфигурации и тогда можно использовать видеостены, системы обратной проекции или несколько экранов. Среди оборудования обязательно должны быть средства воспроизведения видео и других материалов, то есть, видеомагнитофоны, камеры, ноутбуки, DVD проигрыватели. Могут применяться и другие средства отображения, такие как телевизоры, плазменные панели, мониторы. Если есть необходимость в демонстрации киноматериалов, тогда понадобится кинопроекционная аппаратура.